Secondo le stime di uno studio, finanziato da una multinazionale che si occupa di gestione documentale e periferiche per ufficio si è scoperto come un numero non indifferente di aziende non si prodighi nel trovare o adottare strategie per la gestione dei documenti aziendali. Il dato emerso è che a livello aziendale solo in pochi hanno un preciso ed efficiente flusso documentale e che sia anche ecosostenibile. Questo vuol dire anche che solo una piccola percentuale di aziende fa uso di processi documentali ottimizzati anche dal punto di vista economico.
Uno dei motivi di questo stallo tecnologico sembra essere proprio la presenza all’interno dell’azienda, di sistemi legacy, ovvero tecnologie obsolete che continuano ad essere utilizzate perché già a suo tempo furono sostenuti dei costi per la loro installazione e l’addestramento del personale per il corretto utilizzo. In pratica l’ostacolo principale è l’abbandono di metodi e sistemi conosciuti ma obsoleti per metodologie e tecnologie nuove che richiedono quindi un periodo di training.
I dati emersi invece da un’altra ricerca, ci rivelano la quantità di ore settimanali che in media un lavoratore spreca della sua produttività personale a causa di un sistema di gestione e archiviazione documentale inefficiente che porta ad esempio allo smarrimento di documenti, al procurarsi documenti errati e al dover trovare ogni volta una soluzione a problematiche che riguardano i file e il loro formato.
I vantaggi della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi la loro digitalizzazione porta ovvi vantaggi economici all’azienda, riduce le perdite di tempo sulle pratiche e abbraccia la spending review di questi giorni, razionalizzando le spese di carta, inchiostro, vari prodotti per l’ufficio e quindi un sensibile taglio agli sprechi e un importante passo verso la ecosostenibilità.